(Haiphong.gov.vn) - Đoàn công tác của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước vừa có chương trình làm việc tại thành phố để triển khai các nhiệm vụ theo Công văn số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025 về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp, tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị, phục vụ việc thẩm định nội dung tổ chức lại lưu trữ lịch sử cấp tỉnh trong Đề án tổng thể sắp xếp đơn vị hành chính của địa phương.

Phát biểu tại buổi làm việc, Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Nguyễn Thị Nga nhấn mạnh: Thực hiện Kết luận số 127 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về nghiên cứu, đề xuất tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, cùng với Công văn số 414 của Bộ Nội vụ về tăng cường công tác quản lý văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đang tích cực triển khai các nhiệm vụ liên quan nhằm đảm bảo tính chặt chẽ, hiệu quả trong công tác lưu trữ và quản lý văn bản được thông suốt và liên tục.

Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cho biết, theo yêu cầu của Bộ Nội vụ, để tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy chính quyền địa phương, toàn bộ tài liệu và CSDL tài liệu phải được quản lý tập trung, thống nhất, an toàn theo từng phông lưu trữ. Việc đóng phông lưu trữ được thực hiện từ ngày cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động. Trước và trong quá trình sắp xếp, tài liệu và CSDL tiếp tục được bảo quản tại kho lưu trữ của Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và Lưu trữ cơ quan (hoặc địa điểm đang bảo quản) của đơn vị hành chính trước khi sắp xếp. Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh có trách nhiệm tiếp nhận, phối hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính tiếp tục bảo quản tại chỗ hoặc tạm thời bảo quản tập trung toàn bộ tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu trên địa bàn tỉnh và bàn giao tài liệu theo thẩm quyền quản lý cho cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

Tại cuộc làm việc, báo cáo thực trạng công tác quản lý về văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hải Phòng, đại diện lãnh đạo Sở Nội vụ thành phố cho biết: Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hải Phòng đang quản lý, bảo quản 69 phông tài liệu, tương đương 1.550 mét giá và 11.302 hộp, 68.111 hồ sơ (10,5 triệu trang văn bản) có thời hạn bảo quản vĩnh viễn từ năm 1955 đến nay (trong đó gồm tài liệu hành chính; tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu chuyên môn (từ 1955 đến 2008); hệ thống công báo Chính phủ và các tài liệu sách, báo, tạp chí khác (thời gian sớm nhất từ năm 1945 đến nay)...). Số lượng phông và hồ sơ nêu trên được quản lý tại 10 kho tài liệu, với tổng diện tích là 398 m².

Về thực trạng tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố, hiện khối lượng hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn của các cơ quan đã chỉnh lý phần lớn vẫn bảo quản tại cơ quan, tổ chức, chưa thu về Lưu trữ lịch sử thành phố do kho tàng chưa đáp ứng được diện tích để tiếp nhận, bảo quản tài liệu. 

Đối với tài liệu lưu trữ số và CSDL tài liệu lưu trữ tại Trung tâm hiện nay là 5.317.907 trang A4, được quản lý  bằng Phần mềm lưu trữ tài liệu điện tử; theo báo cáo từ các cơ quan, tổ chức: tổng số tài liệu lưu trữ đã được số hoá tại UBND cấp huyện khoảng  6.312  hồ sơ; UBND cấp xã là 5.927 hồ sơ; tổng số hồ sơ điện tử được lập tại UBND cấp huyện là 77.717 hồ sơ; UBND cấp xã là 14.568 hồ sơ…

Kiến nghị với Đoàn công tác, lãnh đạo Sở Nội vụ cho biết về cơ sở vật chất kho lưu trữ hiện nay tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố không đáp ứng được nếu phải thực hiện thu nộp toàn bộ tài liệu lưu trữ vĩnh viễn của UBND cấp huyện, cấp xã khi thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính trong thời gian tới. Bên cạnh đó, hầu hết các cơ quan, tổ chức, địa phương chưa hoàn thành việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng và thực hiện số hoá, nên việc tiếp nhận, bàn giao tài liệu và cơ sở dữ liệu về cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tạm thời quản lý để bàn giao cho cơ quan, tổ chức mới sau sắp xếp sẽ gặp khó khăn liên quan đến việc xác định loại tài liệu…

Tại cuộc làm việc, Đoàn công tác đã nghe báo cáo, nắm bắt tình hình, đồng thời hướng dẫn thành phố thực hiện một số nội dung về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với điều kiện thực tế và đặc thù của địa phương, như: việc thống kê, đóng gói, niêm phong tài liệu, khoanh vùng dữ liệu để chuẩn bị bàn giao; việc xây dựng Đề án quản lý và xử lý nghiệp vụ tài liệu sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

Trong chương trình làm việc, Đoàn công tác đã đi khảo sát thực tế công tác quản lý tài liệu tại UBND quận Ngô Quyền và UBND phường Máy Chai, quận Ngô Quyền./.