(Haiphong.gov.vn) - Để đảm bảo việc lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử đúng quy định, Ủy ban nhân dân thành phố yêu cầu các địa phương, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố thực hiện lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

Theo đó, về nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử, tiếp tục thực hiện các nội dung tại Công văn số 9724/UBND-NV2 ngày 15/12/2021 của Ủy ban nhân dân thành phố về triển khai lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử, gồm: tiêu chuẩn, xác định giá trị, lập hồ sơ, thu thập, bảo quản, bảo đảm an toàn, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, tiêu hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị, trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, Thông tư số 02/2019/TT-BNV, Nghị định số  30/2020/NĐCP, Thông tư số 10/2022/TT-BNV và quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực.

Trong thời gian hoàn thiện giải pháp kỹ thuật kết nối Hệ thống thông tin Một cửa điện tử và Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, các hồ sơ thủ tục hành chính điện tử cần được tiếp tục lưu giữ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ theo Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP.

Đối với các cơ quan, tổ chức hoạt động theo hệ thống ngành dọc trên địa bàn thành phố sử dụng Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của đơn vị cấp trên chủ động đề xuất nâng cấp đảm bảo yêu cầu của Bộ Nội vụ.

Giao Sở Thông tin và Truyền thông tiếp tục thực hiện nâng cấp Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính đảm bảo tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào đối với hồ sơ thủ tục hành chính với các nội dung cụ thể như sau: Cấu trúc dữ liệu đối với hồ sơ, tài liệu hành chính của Hệ thống Một cửa điện tử thực hiện theo quy định tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Thông tư số 02/2019/TT-BNV, định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối của Hệ thống Một cửa điện tử thực hiện theo quy định tại Thông tư số 18/2019/TT-BTTTT. Mã hồ sơ lưu trữ thủ tục hành chính thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 11 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP. Cấu trúc mã định danh cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg. Hệ thống thông tin Một cửa điện tử phải bảo đảm đầy đủ yêu cầu và chức năng của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Hai Hệ thống này phải được kết nối, chia sẻ dữ liệu theo quy định tại Điều 32 Nghị định số 47/2020/NĐ-CP để đáp ứng yêu cầu giải quyết, quản lý và lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử. Hoàn thành trong tháng 6/2024.

Giao Sở Nội vụ hoàn thành xây dựng phần mềm lưu trữ tài liệu điện tử để tiếp nhận hồ sơ lưu trữ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính theo tiến độ tại Quyết định số 3579/QĐ-UBND ngày 26/10/2022 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc phê duyệt đề cương và dự toán chi tiết nhiệm vụ: "Xây dựng phần mềm lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố Hải Phòng". Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện nộp lưu, bảo quản, lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính theo quy định về lưu trữ sau khi Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính đã được nâng cấp. Hoàn thành trong tháng 7/2024.